「仰裁」という言葉はあまり見ない単語ですが、漢字の変換をすると候補として出てくる単語です。
今回はこの「仰裁」とこの単語に関連したものについてまとめた記事になります。
仰裁の意味と稟議書
「仰裁(ぎょうさい)」とは、「事を進めるに当たって、事の決定権を持つ人に正式に方針を決定して貰うために願い出ること、決裁することを促し求めること」などを意味する単語です。
「決裁を仰ぐ」とほとんど同様の意味として使われる単語で、口語で言われることはそれほどありません。
仰裁と稟議書
「仰裁」という単語が使われることがあるのは、「稟議書」を書く際に初めの文として使われることがあります。
「稟議」とは、「会社や官庁で会議を買いさする手数を省くため、係りの者が案を作成して担当者に回し承認を求めること」で、「稟議書」はそのことを書き記した文書です。
「起案書」や「立案書」と呼ばれることもあります。
現代社会においても特定の会社や所属部署によっては、ビジネスの場面で「稟議書」を用いて会議を省略することはあります。
具体的には備品や広告枠の購入、出張の可否など、会議を開く必要性があまりないものになります。
「稟議書」自体は会社によってフォーマットがあることも。
稟議と決裁の違い
現在では「稟議」と「決裁」は同じ意味として扱われることが多いのですが、
本来は「稟議」は回覧を回して見るように、複数の人の間で順番に承認が行われるものに対し、
「決裁」は決定権のある立場の人に承認してもらうという違いがあります。
なので、正確には使い分けるべきですが、会社によっては、決裁に一括されていることがあります。
「仰裁」は「決裁を仰ぐ」とほとんど同じ意味ではありますが、同じ言葉とはされないので、「稟議書」において使われることがあるのです。
稟議書を書く上で気を付けるべきこと
「稟議書」は会議の時間を省いて「仰裁」することができ、書類として保存ができるので、事実確認がしやすいというメリットがあります。
しかし、「稟議書」を用いた承認は回覧をする時間がかかるというデメリットも。
人が集まるという部分のコストは省けても、時間にコストがかかるのは勿体ないものですよね。
その時間がかかる要因の一つに「稟議書」の読みやすさがあります。
フォーマットがあったとしても「稟議書」として読みやすいものでなければ、文章として読むのに時間がかかりますし、一度で理解されず、承認されづらくなることもあります。
そうならないためにも、以下の点には気を付けていくべきです。
5W1Hを明記する
文章を書く上では基本的なことですが…
稟議書で言うと、例えばパソコンの備品が必要である場合に、その備品が何の目的でどのような理由で必要なのか、それが必要になる場所や時期がどこなのか、実際に担当をする人間は誰になるのかを明記することが大切です。
また、コストがどの程度かかるのかも明らかにしておくことが大事です。
これらのことが明確でない場合、回覧する段階で、直接質問しに来られてはせっかくの稟議書を使っている意味がなくなってしまいます。
簡潔な文章を書くようにする
ただ長々と書くことも読みづらさに繋がるので、簡潔にまとめて書くことも必要です。
フォーマットの中に項目があれば、当てはめて書けると思いますが、
まっさらな用紙の場合は、5W1Hを項目に分けて記載するなど、読みやすい書き方を心がけましょう。
根拠を添付することも必要
例として、
パソコン備品などについて購入する場合は、なぜそれが必要かと思われることもあります。
そのような事態を避けるためにも、時と場合によっては、稟議書に証拠や根拠となる別資料を添付することも考えなければなりません。
老朽化などを伝えるには、それがわかるような箇所の写真を添付したり、パソコンがスペック不足になったのなら、起動時間や全体の速度について計測したものを添付すれば、説得力も増して、稟議書がはねられることなく通りやすくなります。
例として使えるのはお金がかかるものが中心ですが、通るか怪しい部分があるなら添付も考えるべきです。
まとめ
今回は「仰裁」とその単語を使う「稟議書」についてまとめていきました。
「稟議書」は場合によっては目にしないものなので、「仰裁」という言葉に触れることもない可能性もあります。
ただ、覚えておいて損はないので、こういう単語があると頭に留めておいてください。