時々見かける「特記事項」という項目にあなたは何を書いていますか？
特別に書くことなんてないから無視している、何を書けばいいかわからない、という人もいると思います。
でも、書いているものによって、空白にすると勿体ないものがいくつかあるのです。
今回はそんな特記事項について、簡単にまとめた記事になります。
さもみんなが知っているかのように置かれるこの欄には、いったい何を書くのが正しいのか一緒に確認していきましょう。
そもそも特記とは？ 言葉の意味で見てみよう
最初に特記を辞書的な意味で確認してみます。
特別に取り上げて、書き記すこと。
類義語：特筆(とくひつ)、大書(たいしょ)
用例：特記事項
読んで字のごとし、と言っていい意味だと思います。
文章を読んでいて出てくるのは、どちらかというと類義語の特筆の方が馴染みがあるかもしれません。
ただ、これだけざっくりと書かれてもやはり詳しい書き方はわからないと思います。
特記事項に書くべきことは？ 3つの例から見てみよう
ここでは特記事項という欄が見られる3つの例から何を書くべきか見ていきます。
具体的に見ていくのは2つになりますが、ここは本当に書いているのといないのとでは大きく変わる可能性があるところなので、その予定がある人はぜひ参考にしてください。
履歴書における特記事項
履歴書の種類によりますが、紙の最後の方に特記事項の欄が設けられていることがあります(他の書き方だと「通信欄」や「本人希望欄」になっています)。
履歴書で特記と書かれると本当に必要なこと、例えば仕事に関わる上で影響するかもしれない持病の話など、そういう内容しか書いてはいけないような気がします。
しかし、履歴書の特記事項は、他の書き方の「本人希望欄」からもわかるように、本人の希望や現在の取得中の資格、ボランティアの経験などいろいろ書いて良い場所になっています。
まず、本人の希望は、配属部署や勤務地、シフトの時間帯など指定できるものがある時はここに書いておく方が良いものです。
どこに配属されるかわからない場合は特に書いておくと通るかはわかりませんが、考慮される要素にはなります。
合格・不合格の場合の連絡先や連絡される時間帯も必要な人は書いておいたほうがいいところでしょう。
現在取得中の資格やボランティアの経験などは、一見、志望動機や自己PRの部分で使われる題材に見えますが、特記事項に書くことがないから空白にしてしまうことや、「特にありません」と書くよりは、ここでもうひとアピールするために使う方が良いというものです。
資格については取得済みのものは資格の欄に書けますが、まだ取れていないものについては、自己PRに使えるほどでもないものがあるかもしれません。そういう場合に、この特記事項で書くと良いのです。
ボランティアの経験は、自己PRの欄で参加したボランティアを全部書けず、「様々な」「豊富な」などでまとめてしまった場合、この特記事項の欄で捕捉的に何をしていたか書くために使っても良いということです。
この2つはあくまで一例で、他にも自己PRで書ききれなかった部分を補足するために使うことができるのです。
上記のようなことが何も書けない場合は、企業に対する質問事項を書くことも考えられます。ただし、この場合はあまり込み入った質問をするとかえって印象が悪くなる可能性があるので、よく考えて質問をするようにしましょう。
とにかく、履歴書の場合の特記事項は、空白や何もないと書くよりは、何かしらを書いて、面接官に自分のやる気や印象を与えるために使うべき欄であると言えます。
報告書における特記事項
こちらも会社によって書式は変わってくるかもしれませんが、報告書にも特記事項の欄が設けられていることがあります。
報告書で特記すべきことは、そうそうないように思えますが、使い方次第で見栄えの良い報告書になるのです。
まず、大枠にある報告を書く欄に全て詰め込むのではなく、そこに書く場合は具体的かつ簡潔に書く方が良いとされます。
具体的というのは、名前や数字を省略して書かないことで、簡潔というのは、わかりやすい言葉で書くということになります。
報告書は文字上で見るので、その欄だけで何があったかだいたいわかるような書き方が読み取る方も望んでいるものになります。
そして、特記事項はその報告をした上で、自分の意見や考察などを書いて、その報告書を深みが増すようにするために使うと良いでしょう。
履歴書と同じように、せっかく設けられている欄を空白や「特にありません」で埋めるよりは、何か自分を出せるものを書いた方が上司へやる気や仕事ぶりが伝わるものになるので、有効に利用するべきなのです。
ただ、会社に書き方のテンプレートがあって、特記事項について書くべきことが指定されている場合は、それに従った方が良いので、必ずしも書けばいいものではないです。
その他の日常の特記事項
上記の2つは仕事やビジネスに関わることで、やる気や良い印象を与えるために特記事項を使うべき例です。
でも、普段の生活で見る特記事項は、本当に書くべきことがなければ「特にありません」で済ませても大丈夫なものになります(「空白で構いません」と書かれていない限りはわかりやすいようにこう書くべきです)。
それこそ最初に挙げたように、持病などの身体に関わることや時間や連絡先を指定することで使う程度でしょう。
上記の2つと違い、そういう書く資料を貰ったら何を書くべきか注意事項が書いてあったり、専門の人からの説明があると思うので、わからない場合はそういう資料を見たり、専門の人に質問することが間違いないと思います。
まとめ
今回の特記事項についてまとめると、
- 履歴書や報告書でやる気と印象アップのために使おう
- 日常的なものは見たり聞いたりして書こう
- 空白はわかりづらいから埋めよう
の3つになります。
言葉だけで見ると、何を書けばいいかわからないものは、結構多いと思います。
今回の記事がそんな疑問の1つの解決に繋がれば幸いです。